研修のあと、どの仕事がどう変わるか
研修では架空の事例を使います。実際の記録を使う場合は、名前を仮の表記にするだけでなく、日時・家族の事情など組み合わせで利用者が分かる情報も外し、事業所の承認を取ってからAIに渡します。
| 仕事 | いま（研修の前） | 研修のあと | 使う道具の例 |
|---|---|---|---|
| 介護記録の言い回し | 「機嫌が悪かった」「いつも通り」など、書く人によって記録の書き方がばらばら | 特定につながる情報を外したメモを渡して、見たこと・したこと・利用者の言葉を分けた記録の文に整えさせる。メモにないことは足させず、中身は書いた本人が確かめる | ChatGPT・Claude の文書作成 |
| ご家族への連絡文 | 様子のお知らせや行事の案内を、相手に合わせて毎回悩みながら書く | 伝えたい事実を箇条書きで渡し、ていねいで短い連絡文の下書きを作らせる。送る前に担当者が事実を確かめる | ChatGPT・Claude の文書作成、Gmail の Gemini（メールの下書き） |
| 職員研修の資料 | 新人向けの研修資料が古いまま。確認テストを作る時間がない | 事業所のマニュアルを読ませて、要点のまとめと確認テストの案を作らせ、指導役の職員が現場に合わせて直す | Claude の PDF 読み込み・Word 作成、ChatGPT のプロジェクト |
| 会議の記録 | 職員会議のメモを、後で議事録に清書する | 利用者の話を含まないメモから、議事録と次にやることの一覧を作らせる | ChatGPT・Claude の文書作成 |
| 事業所のお知らせ・掲示物 | 季節の行事や感染症の注意の掲示物を、一から作る | 伝えたい内容と対象（ご家族・職員）を渡して、掲示物の文案を作らせる | ChatGPT・Claude の文書作成 |
最初に決めるのは、AIに入れない情報です
介護記録には、利用者の名前、病名、服薬、家族の事情が並びます。これをそのままAIに貼り付けるのは避けます。
法人向けのプランでは、入力した内容は既定ではモデルの学習に使われないと公式に書かれています（ChatGPT Business、Claude の Team）。それでも、外部のサービスに利用者の情報を送ってよいかは、事業所の個人情報の取り扱いの決まりで判断することです。ツールの設定だけで決まる話ではありません。
名前を仮の表記にするだけでは足りません。経過・日時・家族の事情が組み合わさると、誰のことか分かる場合があります。研修では架空の事例を基本にします。実際の記録を使うときのルールは研修の前に事業所で決め、研修では置き換えの手順を全員で練習します。
- 利用者の名前は「Aさん」「Bさん」、職員は「職員1」に置き換える
- 住所・電話番号・生年月日・保険の番号は入れない
- 日付や家族の事情など、組み合わせで誰か分かる情報も外す
- 病名や服薬は、記録の言い回しを整えるのに要らなければ書かない
- 写真や、手書きの記録を撮った画像は入れない
- 実際の記録を使うかは、事業所の個人情報の決まりに沿って承認を取る
記録の文は「事実」と「解釈」を分けるだけで変わる
介護記録の書き方で指導されることの一つが、見たことと自分の受け取り方を分けることです。メモに「昼食を半分残し、声をかけても返事がなかった」と観察した内容があれば、「機嫌が悪かった」は解釈、前者は事実として分けられます。
この書き分けは、AIに手伝わせやすい作業です。メモを渡して「見たこと・したこと・利用者の言葉・職員の考え」に分けて書き直させると、どこが解釈だったかを見直す材料になります。ただし、AIは現場にいません。メモに書かれていない事実は補わせず、足りない所は「不明」として残させ、職員に確かめます。
シフト勤務の事業所で研修を組むときの注意
国の人材開発支援助成金で受講者になれるのは、雇用保険に入っている職員です。パートの職員でも、雇用保険に入っていれば対象になりえます。
事業展開等リスキリング支援コースの賃金助成（中小企業で1時間1,000円）は、シフト上の所定労働時間内に受けた分だけが対象です。夜勤明けや休みの日は所定労働時間の外になりやすいので、勤務の変更を含めた扱いは事前に確かめます。実際の研修時間の8割以上を受けることも条件なので、シフト表を先に押さえてから日程を決めます。
12時間の組み方の例（介護職員・相談員向け）
| 回 | 扱う作業 | 持ち込むもの |
|---|---|---|
| 1（2時間） | 事業所で決めた、AIに入れない情報と置き換えのルールを使い、架空の記録で置き換えを練習する | 事業所の個人情報の取り扱いの決まり |
| 2（2時間） | 架空の事例のメモから、事実と解釈を分けた記録の文を作る。メモにないことが足されていないかを確かめる | 講師が用意した架空の記録メモ |
| 3（2時間） | 架空の利用者で、ご家族への様子のお知らせ・行事の案内の練習用の下書きを作る | 過去の連絡文（名前は伏せる） |
| 4（2時間） | 過去の職員会議のメモの写しから、練習用の議事録と次にやることの一覧を作る | 利用者の話を含まない会議メモ（写し） |
| 5（2時間） | 事業所のマニュアルの写しから、新人向けの要点と確認テストの練習版を作る | 事業所のマニュアル（写し） |
| 6（2時間） | 新人役と指導役に分かれ、5回目の確認テストを解いてもらい、答えにくかった所の書き方を話し合う | 5回目の練習版の要点と確認テスト |
研修で作る記録・連絡文・確認テストは練習用です。マニュアルの改訂や新人研修で使う資料は、研修のあとに業務として作ります。
介護職員と事務の職員では、扱う書類が違います。受講する人の仕事に合わせて題材を分けると、助成の対象の考え方にも合います。