研修のあと、どの仕事がどう変わるか
月末から月初にかけての経理の作業の例です。どの行も、最後に人が原本や元のデータで確かめる前提です。
| 仕事 | いま（研修の前） | 研修のあと | 使う道具の例 |
|---|---|---|---|
| 仕訳の確認 | 月末に仕訳の一覧を目で追い、入力の誤りを探している | 仕訳のCSVを読ませ、同じ取引先なのに科目が違う行や、金額がいつもと大きく違う行を一覧にさせ、人が1件ずつ確かめる | ChatGPT・Claude のファイル読み込み |
| 請求書の突き合わせ | 届いた請求書のPDFと買掛金の台帳を、1枚ずつ見比べている | 請求書のPDFから請求元・請求番号・日付・金額を表に起こさせ、台帳と合わない行は原本で確かめる。合った行も抜き取りで見る | Claude・ChatGPT のPDF読み込み |
| 月次資料 | 前月との差の理由を、毎月ゼロから文章にしている | 科目別の前月比の表から差の大きい科目を抜き出させ、説明文の下書きに担当者が理由を書き足す | ChatGPT for Excel、Claude for Excel、スプレッドシートの Gemini |
| 表の数式 | 前任者のブックの数式が読めず、直すのが怖い | 数式の意味と参照先を説明させ、直し方の案を見てから人が直す | ChatGPT for Excel、Claude for Excel |
| 社内からの問い合わせ | 経費精算のルールを、何度も同じように説明している | 経費の規程を読ませて回答の下書きを作り、条文を確かめてから返す | ChatGPT・Claude のプロジェクト |
AIに任せる作業と、人が決める作業
AIに向いているのは、量の多い突き合わせと、決まった形への転記と、文章の下書きです。どれも、元のデータと照らす確かめ方を決めやすい作業です。
人が決めるのは、仕訳の科目と税区分、支払いの承認、金額の確定です。AIは数字を読み違えることも、もっともらしい理由を作ることもあります。科目や税の扱いに迷ったときは、AIに答えを求めず、税理士に確かめる流れのままにしておきます。
AIの出力を人が確かめる手順
研修で使うのは、会社が使ってよいと決めたデータか、取引先名や口座番号を伏せた写しです。そのうえで、次の手順を前月分の写しで一度通します。自社の手順として決めるのは研修のあとで、決まっていれば担当者が替わっても同じ確かめ方ができます。
- 読ませる前に、元のデータの件数と金額の合計を控えておく
- AIが出した表の件数と合計が、控えた数字と一致するかを見る
- AIが「おかしい」と挙げた行は、取引先・請求番号・日付・明細を請求書や領収書などの原本で1件ずつ確かめる
- AIが挙げなかった行は正しい、とは考えない。いつもの抜き取りの確認は続ける
- ブックの数式を変えたときは、保存の前に変わった所を開いて見る
- 誰が、いつ、何と照らして確かめたかを、月次の記録に残す
4番目が抜けやすい所です。AIに洗い出しを任せると、挙がらなかった行まで確かめた気になります。
ツールごとの、経理の作業での違い
ChatGPT は、Excel・CSV のファイルを読ませて集計や洗い出しをさせる使い方が中心です。CSVと表計算ファイルは約50MBまでが目安です。ChatGPT Business なら、Excelの中で使う ChatGPT for Excel を管理者が有効にできます。詳しくはChatGPTでExcel集計に書いています。
Claude は、PDFを1,000ページまで読み込めます。ただし図表まで読むのは100ページ以下のPDFで、101ページ以上は文字だけを読みます。請求書の画像が多い束は、100ページ以下に分けて読ませます。Claude for Excel は、公式も人が確認していない最終の納品物には使わないよう勧めています。
Google Workspace の会社なら、スプレッドシートの Gemini で表や数式の作成、データの分析ができます（Business Standard 以上）。Microsoft 365 の会社はCopilot の研修、ツール全体の比べ方はChatGPT・Claude・Geminiの各ページにあります。
12時間の組み方（経理担当者2人・2時間×6回の例）
| 回 | その回でやること | 練習で作るもの |
|---|---|---|
| 1 | 伏せた前月の仕訳CSVを読ませ、科目の揺れと金額の外れを挙げさせる。挙がった行を原本で確かめ、当たりと外れを数える | 当たり外れの記録 |
| 2 | 1回目の当たり外れから、AIに洗い出しを任せる所と人が判断する所の線を引いてみる | 練習用の線引き表 |
| 3 | 請求書のPDFと台帳の写しを使い、PDFを表に起こさせて台帳と合わない行を探す | 突き合わせの表 |
| 4 | 会社で使っている表計算のAI機能で、月次のブックの写しの数式を説明させ、直し方を試す | 数式の説明書き |
| 5 | 前月比の表から、差の大きい科目と説明文の下書きを作る | 練習用の月次資料の下書き |
| 6 | 架空の締めの予定表に、確かめる手順と「誰が・いつ・何と照らしたか」を書く欄を入れる練習をする | 練習用の予定表 |
経理担当者が、自社の月次の作業を題材に受ける形です。研修で作る表は練習用で、本番の確認手順・締めの予定表・記録の様式は研修のあとに業務として作ります。表計算ソフトの使い方を一般的に学ぶ講座は、職種を問わず共通の内容として助成の対象外になるおそれがあります。
数字を入れる前に、会社で決めておくこと
法人向けの契約では、ChatGPT Business も Claude の Team も Google Workspace の Gemini も、既定で入力をモデルの学習に使わないと公式に書いています。社員が個人のアカウントに取引先の請求データを貼る状態は、研修の前に止めておく必要があります。
Claude for Excel は、組織で決めたデータの保持設定を引き継がず、入力と出力は30日以内に削除されると公式にあります（例外あり）。削除されることを理由に、機密の情報を入れてよいことにはしません。口座番号や個人の給与など、入れない情報の一覧を研修の前に作っておくと、受講者が自分で判断せずに済みます。