研修のあと、どの仕事がどう変わるか
毎年・毎月、似た文章を少しずつ変えて作る仕事が題材になります。AIを入れると、次のように変わります。
| 仕事 | いま（研修の前） | 研修のあと | 使う道具の例 |
|---|---|---|---|
| 社員からの規程の問い合わせ | 就業規則を開いて該当の条文を探し、毎回ちがう言い回しで返事を書く | 規程の PDF を読ませて、条文の番号を示した回答案を作らせ、担当者が原文と照らしてから返す | ChatGPT・Claude（PDF の読み込み） |
| 求人票 | 前回の求人票を開き、変わった所を探して書き換える | 仕事内容のメモから求人票の案を作らせ、給与・勤務時間などの条件は人が社内の資料と合わせる | ChatGPT のプロジェクト、Word の Copilot（下書き） |
| 社内のお知らせ | 健康診断や年末の手続きの案内を、去年の文面から書き直す | 去年の案内と今年の変更点を渡して案内文を作らせ、日付と提出先を人が確かめる | Word・Outlook の Copilot、Gmail の Gemini（下書き） |
| 委員会・会議の議事録 | メモと記憶をたよりに、会議のあとで清書する | 会議の要約や自動のメモから議事録の案を作り、決まったことを人が確定する | Teams 会議の Copilot、Google Meet の自動メモ生成 |
| 社内手続きの手順書 | 新しく来た人に口頭で教え、そのたびに説明が変わる | 手続きの流れを話したメモから手順書の下書きを作らせ、実際にやって確かめる | 各ツールの文書作成 |
規程の問い合わせ回答は、条文と回答案を人が照らして返す
「有給は半日単位で取れますか」と聞かれて、規程のどこに書いてあったかを探す。人事・総務の担当者なら、週に何度もある場面だと思います。
ここで AI に答えだけを書かせると、もっともらしい間違いが混ざっても気づけません。研修では、回答案に必ず「根拠の条文の番号と原文」を添えさせ、担当者が規程の原本でその条文を開いて確かめる形を身につけます。条文が実在するか、引用が原文と一致するか、その質問に当てはまるかの3点を見ます。条文が示せない質問や、示された条文が合わない質問は、人が引き取ります。
長い規程も読ませられます。Claude は1,000ページまでの PDF を読め（100ページを超える PDF は文字だけを読む）、ChatGPT も PDF をアップロードできます。気をつけたいのは版です。改定前の古い規程を読ませたままにしないよう、どの版を読ませているかを決めておきます。
AIに任せないことを、先に決めておく
人事の仕事には、人の評価や生活にかかわる判断が含まれます。研修の前に、次の線を会社として引いておきます。
- 採用の合否、人事評価、処分などの判断はAIにさせない（AIは材料の整理までにとどめる）
- 氏名・住所・健康や家族の情報など、個人が特定できる情報をどこまで入力してよいかを社内のルールで決める
- 給与や勤務条件など、数字の正しさは人が社内の資料で確かめる
法人向けのプランには、入力した内容をモデルの学習に使わない設定や約束があります。ただ、公式の書き方は「既定では」「許可なく」などの条件つきのものが多く、ツールごとに違います。研修の前に、自社で使うツールの公式ページを情報システムや個人情報の担当者と読み合わせておきます。
求人票とお知らせは、文章をAI、数字と日付を人が持つ
求人票で間違えて困るのは、言い回しより条件の数字です。給与・勤務時間・休日は、社内で決まった資料から人が書き写し、AIには仕事内容の説明や読みやすさの手直しを任せます。
社内のお知らせも同じ分け方です。健康診断の案内なら、日程・場所・提出物は人が確かめ、案内の文章と、よくある質問への答えの案をAIに作らせます。毎年の案内を「去年の文面＋今年の変更点」で作る型にしておくと、担当が替わっても確かめる項目を引き継ぎやすくなります。
12時間の組み方の例（2時間×6回・人事・総務の担当者向け）
| 回 | 扱う作業 | 題材にする自社のもの |
|---|---|---|
| 1 | 架空の社員名で作った過去の問い合わせ5件に、規程の PDF から条文つきの回答案を作らせ、原本の条文と照らす | 自社の就業規則と、問い合わせを加工した例題 |
| 2 | 1回目で見つかった誤りの原因を分け、AIに任せない判断の見分け方を例題で練習する | 研修の前に決めた社内の個人情報のルール |
| 3 | 架空の職種で求人票の案を作り、条件の数字を例題の資料と合わせる | 過去の求人票の写しと、架空の職種の仕事内容メモ |
| 4 | 練習用の社内のお知らせと、よくある質問への答えの案を作る | 去年の健康診断や年末の手続きの案内 |
| 5 | 会議の要約や自動のメモから議事録を作り、決まったことを確定する | 研修用の模擬会議か、了解を取った過去の会議の記録 |
| 6 | 架空の会社の入社手続きを例に、案内一式（お知らせ・手順書・よくある質問）の練習版を作り、新入社員役の受講者に読ませて迷った箇所を直す | 講師が用意した架空の入社手続き |
研修で作る求人票や案内は練習用です。いま募集中の求人票や自社の入社手続きの案内は、研修のあとに業務として作ります。
題材は架空の人物や加工した例題を基本にします。実際の書類を使う場合は、氏名だけでなく、所属・経歴・健康や相談の内容など、本人がわかる情報と社外秘の情報も伏せてから持ち込みます。
どのツールで組むか
人事・総務の研修は、会社がふだん使っている画面に合わせると定着しやすくなります。
- Word・Outlook・Teams を使う会社：Microsoft 365 Copilot。Teams の会議の Copilot は使う人にアドオンのライセンスが前提で、会議のあとに質問するには文字起こしも要ります（Teams の議事録のページ）
- Gmail・Google Meet を使う会社：Gemini。Meet の自動メモ生成は日本語に対応していますが、Business Starter では使えません
- 長い規程や資料をまとめて読ませたい会社：Claude（PDF は1,000ページまで）
- まず全員で使い始めたい会社：ChatGPT（プロジェクトに規程と過去の回答をまとめて置く。置く前に、見られる人の範囲を決める）
ツールごとの研修の中身はAI研修の内容（ツール別）から見られます。
人事・総務の研修が、助成の話につながる組み方
事業展開等リスキリング支援コースでは、2026年8月3日以降に出す計画届から、受講する人の仕事に直結し、そのまま使える内容だけが対象です。人事・総務の担当者が、自社の規程や手続きを題材に、練習用の回答案や案内文を作る研修なら、仕事に直結する中身として組めます。最終的な判断は労働局の審査です。
反対に、AIの概要やプロンプトの書き方だけの研修は対象外の例に挙がっています。営業向けの研修に人事の担当者を入れるなど、受講する人の仕事と中身が合わない場合も対象外です。
もう一つ、人事の方に知っておいてほしいことがあります。人材開発支援助成金を使う会社は「職業能力開発推進者」を選んでおく必要があり、公式の資料では労務・人事の部課長などが例に挙がっています。研修を受ける側であると同時に、社内の研修計画をまとめる側にもなりうる立場です。