研修のあと、どの仕事がどう変わるか
| 仕事 | いま（研修の前） | 研修のあと | 使う機能 |
|---|---|---|---|
| 定例会議の議事録 | 議事録係が録音を聞き直して清書する | 要約とアクションアイテムを出させ、原記録と照らして決定事項・担当・期限・抜けを確かめる | 会議の要約・アクションアイテム |
| 会議への途中参加 | 終わってから出席者に聞いて回る | 会議中に、自分だけに見える質問で経緯をつかむ | 会議中の質問（ライセンスのある参加者） |
| 出られなかった会議 | 録画を最初から見直す | 文字起こしをもとに、要点と自分への依頼事項を質問する | 会議後の質問（文字起こしが必要） |
| 議事録の共有 | Word で清書してメールに貼り、送る文章も書く | 要約を下書きの材料にして Outlook で共有メールを作り、トーンを見直す | Outlook の Copilot |
議事録に使う前に、管理者と決めておく設定
Teams の会議の Copilot には、動き方の設定が2つあります。どちらを選ぶかで、会議のあとにできることが変わります。
| 設定 | 動き方 | 会議のあと |
|---|---|---|
| 会議中のみ | 保存されない一時的な音声のテキスト化で動く | 使えない |
| 会議中および会議後 | 文字起こしが必要 | 内容について質問できる |
公式の文書では、管理者の既定のポリシーは「オンで、トランスクリプトの保存が必須」です。議事録を作るのが目的なら、文字起こしを残す運用が前提になります。文字起こしを始めることを参加者にどう伝えるかも、社内で決めておきます。
Copilot が動かない会議がある
全部の会議で使えると思って研修を組むと、実務でつまずきます。公式に書かれている「使えない」場面は次のとおりです。
- 参加者の組織の外でホストされた会議（取引先が主催した Teams 会議など）
- エンドツーエンド暗号化（会議の内容を参加者の端末でしか読めなくする設定）をかけた会議
- 使う人にアドオンの Copilot ライセンスがない場合
追加料金なしの Copilot Chat だけの人が Teams の会議要約を使えるかは、公式ページに明記なし（2026年11月10日時点）。使う前に自社の画面で確かめてください。会議の内容をまとめるインテリジェント要約は、Teams Premium の一部としても提供されています。
要約を、そのまま議事録にしない
要約が出た時点で議事録が終わった気になる。研修で一番直したい癖がここです。
議事録で間違うと困るのは、金額・日付・担当者名・決まったことです。要約では、抜けた依頼、発言者の取り違え、まだ決まっていないことを決定のように書いた箇所も起こりえます。研修では、要約の中からこれらに印を付け、文字起こしの該当箇所で確かめる手順を練習します。
研修のあとの実務では、共有の前に決定事項を確かめる担当者を会議ごとに1人決めておきます。
12時間の組み方の例（2時間×6回・会議の記録を受け持つ人向け）
研修の時間は通常の会議と分け、研修用の模擬会議か、参加者の了解を取った過去の文字起こしを使います。人事や取引先の話が出る記録は、伏せた写しにしてから持ち込みます。
| 回 | 扱う作業 | 題材にする自社のもの |
|---|---|---|
| 1 | 研修用の模擬会議（20分）を文字起こしありで開き、要約とアクションアイテムを出して、抜けと誤りを数える | 模擬会議の台本（自社の定例を下敷きにしたもの） |
| 2 | 自社の会議の一覧を例に、Copilot が使える会議と使えない会議を見分け、文字起こしを始めるときの参加者への伝え方を練習する | 社内の定例・社外との打ち合わせの一覧 |
| 3 | 会議中の質問で、途中参加や論点の整理をする | 模擬会議（研修の時間内） |
| 4 | 要約とアクションアイテムから練習用の議事録を作り、原記録と照らして確かめる | 過去の定例の文字起こし（了解を取ったもの） |
| 5 | 4回目の議事録をもとに、共有メールと次回までの依頼メールの下書きを Outlook で作る（送らない） | 4回目の練習用の議事録 |
| 6 | 模擬会議をもう1回開き、終了から共有メールの下書きまで何分かかるかを計って、1回目と比べる | 模擬会議と1〜5回目の練習で作ったもの |
研修の中で作る議事録とメールは練習用です。部署の議事録の型や、社外主催の会議では手でメモを取るといった運用は、研修のあとに業務として決めます。
議事録の研修を、誰に受けてもらうか
議事録を書いて配っている人が、自分の担当する会議の記録を題材に受けるのが基本です。総務や営業の担当者、部門の会議を回している人が当てはまります。
事業展開等リスキリング支援コースでは、受講する人の仕事に直結する内容なら対象になりえます。人事・総務の仕事全体での組み方は人事・総務のページにあります。Google Meet を使っている会社は、Gemini の自動メモの研修も比べてみてください。