研修のあと、どの仕事がどう変わるか
経理・事務・営業管理で、毎週・毎月くり返す表の作業の例です。
| 仕事 | いま（研修の前） | 研修のあと | 使う機能 |
|---|---|---|---|
| 経理（月次の集計） | 会計ソフトから出した明細を、ピボットと手作業で科目別にまとめている | 明細のCSVを読ませて科目別・部門別の集計と前月との差を出させ、合計と件数を元のデータと照らす | ファイルのアップロードと分析 |
| 事務（引き継いだ表） | 前任者が作った数式の意味が分からず、触らないまま使っている | ブックの中で表の作りと数式を説明させ、エラーの箇所と直し方の案を出させてから、自分で直す | ChatGPT for Excel |
| 営業管理（週の報告） | 担当者別・商品別の売上表を毎週作り直している | 売上の明細を読ませて担当者別・商品別の集計を作らせ、会議で読む説明文の下書きを添える | ファイルのアップロードと分析 |
| 管理職（予算の見込み） | 単価や件数を1つ変えるたび、どのセルに響くかを追いかけている | 前提の数字がブックの中でどう流れるかを示させ、条件を変えた場合の結果を試す | ChatGPT for Excel |
| スプレッドシートを使う部署 | Excel の部署と別のやり方を覚える必要がある | Google スプレッドシートの横に ChatGPT を出し、表を整える・更新する・説明させる | ChatGPT for Excel の Google スプレッドシート版 |
ファイルを読ませるか、Excelの中で使うか
チャットに読ませる方法は、表計算なら XLSX・XLS・CSV・TSV・ODS が使えます。1ファイル512MBまでですが、CSVと表計算ファイルは約50MBまでが目安で、1行の大きさによって変わります。数式が多い複雑なファイルは、上限内でもうまく処理できないことがあると公式に書かれています。
ChatGPT for Excel は、ブックそのものを相手にします。表の作りを説明する、エラーを探して直す、前提の数字の流れを示す、といった作業です。ファイルを変える前に許可を求めるので、手順を見たうえで取り消せます。
使い分けは単純で、会計ソフトや販売管理から出した明細を集計するならファイルを読ませる方法、毎月使い回しているブックの数式や構造を扱うなら ChatGPT for Excel です。
ChatGPT for Excel を会社で使い始めるまで
ChatGPT for Excel と Google スプレッドシート版は、ChatGPT Business で使えます。Business の無料のお試し期間は2026年6月2日で終わり、今はプランのクレジットから使います。社員が自分で入れるのではなく、管理者がワークスペースの設定で有効にします。
このクレジットは、Word・PowerPoint のファイル作成など、ほかの部署も使う機能と同じ枠を分け合います。経理が月末にExcelで集中して使うと、ほかの部署の使える量にも響くので、どの部署がどれだけ使うかを研修の前に管理者と決めておきます。
法人のプランと管理者の設定は、ChatGPT Business・Enterpriseの選び方で扱っています。
集計を任せたとき、人が確かめること
ChatGPTの集計は、見た目が整っていても数字が合っているとは限りません。研修では、次の確かめ方を自分の表で一度やってみるところまで入れます。
- 読ませる前に、元のデータの行数と金額の合計を控えておく
- 出てきた集計表の合計と件数が、控えた数字と一致するかを見る
- 部門別・科目別の小計を1つ選び、元の明細から自分で出した数字と比べる
- 元の明細から数行を抜き出し、集計のどこに入ったかを追う
- 抽出の条件（期間・部門・取引先）を言葉で説明させ、意図と合っているかを読む
- ブックを変えたときは、保存の前に変わった数式を開いて確かめる。公式にも、出力の書式や複雑な数式は手直しが要ることがあるとある
合計と件数が合っていても、科目や部門への振り分け違いは残ります。3と4を入れているのはそのためです。一致しなかったときにどこまで戻るかを研修で試しておけば、研修のあと月末の作業の手順に組み込めます。
12時間のカリキュラム例（営業事務・営業管理の3人が受ける場合・2時間×6回）
| 回 | その回でやること | 練習で作るもの |
|---|---|---|
| 1 | 先月の売上明細CSV（取引先名を伏せた写し）を読ませて担当者別に集計させ、自分が手で作った表と並べて違いを探す | 違いが出た行のメモ |
| 2 | 違いの原因から、読ませる前の整え方を試し、上の確かめ方1〜6を写しの表で一通りやってみる | 確かめ方の練習メモ |
| 3 | 集計から、会議で読む説明文と前月との差の一覧を作る | 練習用の報告の下書き |
| 4 | ChatGPT for Excel で、引き継いだブックの写しの数式を説明させ、エラーを探す | 数式の説明の練習メモ |
| 5 | 単価や件数を変えた場合の結果を試し、どのセルに響くかを確かめる | 試算の練習表 |
| 6 | 別の週の明細の写しで報告をもう一度作り、かかった時間と見つけた誤りを1回目と比べる | 練習の報告と、気づいた点の記録 |
研修で作る報告や表は、写しの明細を使った練習用です。実際の週の報告や部署の集計手順は、研修のあとに業務として作ります。
Excelの操作そのものを広く学ぶ講座は、職種を問わず共通の内容とみなされると助成の対象外になるおそれがあります。教材を自社の表に替えるだけでなく、到達の目標を「担当する集計と照合を、決めた手順で自分でできる」に置くのはそのためです。
売上や取引先のデータを入れる前に
ChatGPT Business のデータは、既定ではモデルの学習に使われません。同じワークスペースの人でも、ほかの人の非公開のチャットは見られない仕組みです。
それでも、取引先の名前や個人の売上成績を入れてよいかは、会社のルールで決めることです。研修の前に「渡さないデータ」を決めておくと、受講者が迷わずに済みます。