Geminiで議事録を作る研修：Meetの自動メモを使う条件

条件が主催者側のエディションで決まる、という点は見落としやすいところです。Standard の人と Starter の人が混ざる会社では、誰が会議を立てるかで自動メモの有無が変わります。

日本語の会議では、決定事項の欄が出ないことがあります。英語以外ではベータ版のユーザーに限られるためです。決まったことを拾うのは、研修でも人の仕事として残します。

もう一つは、人名・社名・型番・金額です。聞き取りの誤りがそのまま残ると、議事録として配った後で揉めます。研修では、メモを配る前に確かめる項目を5つ程度に絞る練習をします。部署のチェック表にするのは研修のあとです。

英語と日本語が混ざる会議は、自動メモの対象外です。海外の取引先との会議は、従来どおり人がメモを取る前提で考えます。

研修では、自動メモを作るところで止めず、担当・期限の整理と共有メールまでを扱います。直したメモをドキュメントに置き、サイドパネル（画面の横に出る Gemini の入力欄）で「担当者・期限・作業」の表にさせます。

その表をもとに、Gmail で参加者への共有メールの下書きを作ります。送る前に、宛先・担当者・期限・中身を人が確かめます。

研修のあと、この流れを部署の手順にしておくと、会議の翌日に担当と期限を聞き直す場面を減らせます。

会議を主催する部門長と、記録を担当する事務の人が受ける例です。研修の時間は通常の会議と分け、研修用の模擬会議か、参加者の了解を取った過去の会議メモを使います。顧客名や人事の話が出るメモは、伏せた写しにしてから持ち込みます。

1. 研修用の模擬会議（20分）を Meet で開いて自動メモを出し、何が拾えて何が抜けたかを全員で見比べる
2. 自部署の会議の一覧を例に、自動メモを使える会議と使えない会議（多言語・15分未満など）を見分け、参加者への伝え方を練習する
3. 過去の会議メモの写しで人名・数字・決定事項の誤りと抜けを直し、確かめる項目の練習用チェック表を作る
4. 決定事項の欄が出なかったメモから、決まったことを人が拾い直す練習をする
5. 直したメモから担当・期限つきの作業の一覧をドキュメントで作り、共有メールの下書きを Gmail で作る
6. 模擬会議をもう1回開き、終了から共有メールの下書きまで何分かかるかを計って、1回目と比べる

研修で作る議事録とチェック表は練習用です。部署で使うチェック表や議事録の手順は、研修のあとに業務として決めます。

Gmail やスプレッドシートの回も入れたい会社は、Gemini 研修の12時間の例と組み合わせる方法もあります。

会議を主催する人、議事録を作って配る人、会議の決定を受けて作業を割り振る人です。その人たちの会議の記録を題材にするなら、研修の中身が受講する人の仕事に直結します。

反対に、議事録を作らない部署の人まで同じ研修を受けると、受講する人の仕事と研修の中身が合っていないと見られるおそれがあります。厚生労働省は、職務と中身が合わない訓練も対象外と示しています。支給されるかは労働局の審査で決まります。